Irgendwann ist die Zeit analogen und digitalen Dateien auch vorbei. Auch wenn Sie den schleichenden Prozess nicht aufhalten können, können Sie ihn zumindest verlangsamen. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren Bestand schützen und Ihre Dateien langfristig und effektiv sichern können.
Archivierung bedeutet, dass Dokumente auf unbestimmte Zeit aufbewahrt werden, so dass sie für die Nutzung bereitstehen. Als Unternehmer oder Selbständiger sind Sie gesetzlich verpflichtet, ein Mindestmass an Archivierung zu betreiben.
Vorteile analoge Archivierung
Es sind keine elektronischen Hilfsmittel erforderlich. Es ist keine Sicherungssoftware oder andere digitale Sicherheitsvorkehrungen erforderlich.
Manche Dokumente sind nur in Papierform gültig und können nicht digital archiviert werden
Wenn Sie das analoge Archiv beibehalten, müssen Sie sich nicht um den Reorganisationsprozess kümmern
Sie müssen kein Personal für die Digitalisierung von neuer Software und Dokumentation abstellen
Vorteile der digitalen Archivierung
Bei der elektronischen Archivierung werden die Dokumente in der Regel über eine einfache Suchfunktion abgerufen. Der Zugriff auf Informationen ist somit wesentlich schneller möglich.
Grosse Lagerflächen, Aktenschränke und Papierstapeln sind somit überflüssig. Somit können Sie Kosten für Miete und Material reduzieren.
Die digitale Archivierung ist wesentlich nachhaltiger und reduziert den Papierverbrauch.
Es stehen Ihnen Langzeitlösung zur Verfügung, die zudem viele Möglichkeiten zur Erweiterung der digitalen Archivierung bieten. Archivierungssoftware wächst mit Ihnen und kann grosse Mengen an Dokumenten und Daten sicher speichern. Im digitalen Archiv gibt es keine Duplikate und die neueste Version wird automatisch im System gespeichert. Alle Dokumente sind zentral abgelegt - jederzeit und überall Zugriff auf Dokumente
Digitale Archivdateien sind stets vor unzulässigen Änderungen geschützt
Comments